Ein Projekt kommt selten nur einmal an: Die Anfrage geht an den Vertrieb, ein Partner schickt dieselben Unterlagen an die Technik, ein Kollege leitet sie noch einmal weiter. Wer nicht in allen Postfächern gleichzeitig sucht, merkt das oft erst, wenn zwei Leute parallel am selben Angebot sitzen.
Wie die Prüfung arbeitet
Eingehende Projekte werden automatisch mit dem Bestand aus allen E-Mail-Accounts der Firma abgeglichen. Die KI vergleicht dabei nicht nur Namen, Adressen und Betreffzeilen, sondern auch die angehängten Bilder – denn dort steckt oft der eindeutigste Hinweis. Findet sie einen wahrscheinlichen Treffer, zeigt sie beide Vorgänge nebeneinander an.
Warum das mehr ist als ein Filter
Klassische Regeln scheitern an leicht abweichenden Schreibweisen, anderen Absendern oder umbenannten Dateien. Die KI erkennt Ähnlichkeit am Inhalt. Die Entscheidung, ob es wirklich dasselbe Projekt ist, bleibt bewusst beim Team.